Баримт материалыг хадах нь бичиг хэргийн болон албан байгууллагын орчинд түгээмэл хэрэглэгддэг журам юм. Энэ нь энгийн мэт санагдаж байгаа ч баримт бичиг оёх, гүйцэтгэх журмыг тодорхойлдог тусгай журам байдаг. Тендерт эсвэл архивт илгээсэн баримт бичгийг цааш боловсруулж, өөрчлөхийн тулд буцааж өгөхгүй байхын тулд эдгээр дүрмийг мэддэг байх ёстой.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Гэрэлтүүлсний дараа баримт бичгийн аюулгүй байдлыг хангах, түүнчлэн зөв дарааллаар хадгалахын тулд бараа материалаас бусад бүх хуудсыг дугаарласан байх ёстой. Баримт бичгүүдийг он цагийн дарааллаар эсвэл цагаан толгойн дарааллаар оруулна. Оруулсан хуудасны дугтуйг үүрний хуудасны өмнө дугаарлана. Хоосон хуудсыг энэ хэргийг хасч, дугаарлалтгүйгээр устгадаг.
Алхам 2
Хэргийн хуудсыг дээрээс доош нь энгийн харандаагаар дугаарлаж, хуудасны баруун дээд буланд тоог үлдээж, текстэнд нөлөөлөхгүй. Зүүн дээд буланд байгаа ар тал дээрх зураг, график зургийг дугаарлана уу.
Алхам 3
Хэрэв баримт бичигт хэд хэдэн хуудаснаас наасан газрын зураг байгаа бол тэдгээрийг нэг хуудсаар дугаарлаж, хуудасны тоог зааж өгнө. Дугаарлалтын төгсгөлд гэрчилгээжүүлэх хуудсыг тусад нь хуудсан дээр бичнэ үү. Үүнд бие даасан баримт бичгийн хуудас, шинж чанар, биеийн байдал зэргийг заана уу.
Алхам 4
Нэмж дурдахад баримт бичгийн багцад тооллого хийх шаардлагатай. Бараа материалын хуудсыг дугаарлаж болохгүй. Бараа материалд баримт бичгийн нэрийг бичиж, тооллогын огноо, баримт бичгийн багцын зорилгыг тодорхойлсон тэмдэглэлийг оруулаад хуудасны тоог харгалзан бүх баримт бичгүүдийг жагсаана. Бараа материалын төгсгөлд зохиогчийн нэр, овог, эцгийн нэрийг оруулна уу.
Алхам 5
Кейс бүрийн бүрхүүлийн хэмжээ 229х324 мм байх ёстой. Хэргийн эхний ба сүүлчийн хуудсан дээр оёхын өмнө нимгэн цаасан туузаар наа. Эдгээр туузаар утас дамжуулдаг. Кейсийг дуусгахын тулд силикат цавуу ашиглана уу.
Алхам 6
Хөвөөний зүүн ирмэг дээр текстийн талбарт хүрэлгүйгээр хуудасны бүх өндрийн дагуу тэгш өнцөгт буюу нүхний нүхтэй гурван нүхийг бие биенээсээ 3 см зайд хий. Оёдлын хувьд оёдлын утас эсвэл банкны татлага, оёдлын зүү ашиглана уу.
Алхам 7
Иж бүрдэл бат бөх байхын тулд баримт бичгийг хоёр удаа оё. Сүлжээний төгсгөлийг сүүлчийн хуудасны ар тал дахь төвийн нүхнээс татаж аваад зангидлаа. Баталгаажуулсан бичээстэй хавтас дээр наалт наагаад битүүмжилж угсрах хэсгийг хаа.
Алхам 8
Утаснуудын үзүүрийг чөлөөтэй үлдээгээрэй. Баталгаажуулалтын шошго нь менежерийн тодорхой, ойлгомжтой гарын үсэг, байгууллагын тамгатай байх ёстой.
